اپیزود۱۹؛ چطور کمتر کار کنیم و بیشتر نتیجه بگیریم؟
قانون پارتو
استفاده از قانون پارتو در جنبه های مختلف زندگی
کاهش کمال گرایی با قانون پارتو
متنی که می خوانید خلاصه نوشتار اپیزود ۱۹ از پادکستهای پشت چراغ قرمز است برای همین به زبان محاوره نوشته شده است.
کشف قانون پارتو
سال ۱۹۰۶ آقای ویلفرد در ایتالیا زمین‌های کشاورزی ایتالیا را شمرد و طی این شمارش به چیز جالبی رسید. اکثر زمین‌های کشاورزی متعلق به عده معدودی از افراد ایتالیایی بود، از آنجایی که این فرد اقتصاددان بود و از اعداد و ارقام خیلی خوشش می‌آمد، دقیقاً شمرد که چند تا از زمین‌های کشاورزی و چند درصدشان برای چه افرادی است. به اعداد جالبی رسید، حدوداً ۸۰% از زمین‌های کشاورزی ایتالیا در دست ۲۰% از افراد ثروتمند بود.
از این اعداد ذوق‌زده شده بود، بنابراین با دوستانش شروع کرد روی هرچیزی کار کردن تا مطمئن شود این اعداد صحت دارند یا خیر، کم‌کم این کار به نام اصل پارتو (اصل ۲۰/۸۰) معرفی و نام‌گذاری شد، این آقا ویلفرد پارتو بود، گرچه دقیقاً همه چیز ۲۰/۸۰ نیست و گاهی وقت‌ها ۱۰/۹۰ و ۷۰/۳۰ و ۲۵/۷۵ هم می‌شود اما یک حدودی را در نظر می‌گیرد و این حدود را اصل ۲۰/۸۰ یا اصل پارتو می‌گویند.
این اصل به شما می‌گوید که اگر ده تا لباس در کمدتان داشته باشید ۸۰% اوقات روز و هفته شما دوتا از این لباس‌ها تن شما است، اگر ۱۰ تا مشتری هر ماه به مغازه شما سر بزند و ۱۰ تا مشتری ثابت داشته باشید اگر حساب کنید ۸۰% سود مغازه‌تان فقط مال دوتا از این مشتری‌ها است، یعنی ۲۰%، این اصل را همه جا می‌شود تأمین داد و امروز می‌خواهم این اصل را در مدیریت زمان هم استفاده کنم.
***
طبق اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰، ۲۰% از فعالیت‌های شما ۸۰% از نتایج شما را تشکیل می‌دهد، توجه کنید ۲۰% از کاری که هر روز انجام می‌دهید، نتیجه خیلی بزرگی در زندگی شما می‌آورد بالغ بر ۸۰% نتیجه، ۲۰% از فعالیت‌های شما که ۸۰% سود شما را تشکیل می‌دهد، ۲۰% از مشتری‌های شما هستند که ۸۰% درآمد ماهیانه شما را تشکیل می‌دهند، ۲۰% از لباس‌های شما که ۸۰% اوقات تن شما، ۲۰% از کتاب‌های شما که ۸۰% دانشی که الان شما دارید را تشکیل داده و ۸۰% بقیه کتاب‌ها تقریباً می‌شود گفت که ارزشی ندارند، ۲۰% از جلسه‌های کاری شما که ۸۰% نتایج را به ارمغان می‌آورد، تقریباً می‌توانیم بگوییم ۸ تا از ۱۰ تا جلسه کاری بی‌فایده هستند فقط ۲ تا هستند که ثمربخش هستند، ۲۰% از روش بازاریابی شما که برای شما می‌رود ۸۰% مشتری می‌آورد، ۸۰% باقی‌مانده آن قدرها اثر ندارند.
۸۰% مواردی که در طول روز نگرانش می‌شوید اصلاً اتفاق نمی‌افتد یا با احتمال خیلی کم اتفاق می‌افتد یا فقط ممکن ۲۰% اتفاق بی‌افتد ولی ما خیلی نگران هستیم و همیشه فکر می‌کنیم اتفاق‌های عجیب و غریب می‌خواهد بی‌افتد ولی یادمان می‌رود که این اصل همه جا است.
واقعیت این که این اصل چه در مدیریت زمان چه در اقتصاد، چه در کارهای روزانه و چه در کسب و کار شما می‌تواند همه چیز را تحت‌الشعاع قرار دهد و کمک‌تان کند که چگونه روی مسائل مهم تمرکز کنید، چیزهای مهم را در کسب و کار و زندگی‌تان بشناسید و چیزهای دیگر را نادیده بگیرید.
حالا جواب این‌که چرا بعضی‌ها کمتر کار می‌کنند اما سود بیشتری می‌برند و درآمد بیشتری دارند را بتوانید راحت‌تر پیدا کنید، آنهایی که کمتر کار می‌کنند تمرکز کردن روی مسائل مهم روی آن ۲۰% برای همین نتایج بالایی می‌گیرند، اگر شما همیشه در حال کار کردن هستید در آخر هفته‌ها شب‌ها تعطیلی‌ها بعدازظهرها یا صبح‌های زود که بیدار می‌شوید، همیشه در حال کار هستید اما نتایج کمی می‌گیرید، شاید دارید جای اشتباه تمرکز می‌کنید آنجایی که نتایج فقط ۲۰% اما شما باید بیاید و آن کارهایی را پیدا کنید که ۸۰% از نتایج شما را شکل می‌دهند.
***
چطور اصل پارتو را در مدیریت زمان استفاده کرد؟
به جای سخت‌تر کار کردن، هوشمندانه کار کن، اول باید درک کنید که فقط ۲۰% فعالیت‌های شما که نتایج عظیم می‌آفرینند و اگر نیاز ۸۰% باقی مانده را بسپارید به دیگران تا انجام دهند، برون سپاری کنید، پس شما لازم بدانید اگر ۱۰ تا کار برای کسب و کارتان دارید که انجام دهید ۱۰ تا کار در سازمان شما که باید انجام دهید و ۲ تاش برای شما نتایج عظیم می‌آورد و ۸ تای دیگرش بی‌فایده، من اول نیاز دارم شما این مفهوم را کامل درک کنید. حالا فرض کنید، این مفهوم را کامل درک کردم و می‌خواهم در کار روزانه‌ام ازش استفاده کنم، قطعاً شما چه سازمانی و چه فرد و چه کار شخصی داشته باشید و چه کارمند باشید، لیست کارهای روزانه دارید که در محل کارتان یا در منزل باید انجام دهید، یک فهرست از کارهای روزانه خود بنویسید، معمولاً در طول روز که کار زیادی انجام نمی‌دهید شاید ۵ یا ۶ یا ۷ مورد بنویسید، ۷ مورد کار بنویسید فقط من اینجا داخل پرانتز بگویم که فهرست کار روزانه یا فهرست تخلیه مغزی فرق دارد.
فهرست تخلیه مغزی ، یعنی هرچه در ذهن من موجود می‌نویسم که ذهنم خالی شود که می‌تواند شامل دغدغه‌ها باشد می‌تواند شامل کارها باشد می‌تواند شامل کارهایی که اصلاً قرار نیست انجام شود ولی در ذهن من موجود باشد.
من یک فهرست کار روزانه دارم، آن‌که باید تیک بخورد، آن‌که باید امروز انجام شود. یک فهرست کار روزانه بنویسید که در آن ۷ تا کار موجود یعنی امروز شما قرار ۷ مورد کار انجام دهید یا این ۷ تا قرار ۷ مورد کار انجام دهید حالا در فهرست‌تان دقت کنید اگر ۷ کار نوشتید دوتای آنها هستند که خیلی باارزشند آن دو تا را باید پیدا کنید.
کدام دوتا کار از کارهای این هفته شما امروز شما که خیلی مهم و با ارزش؟ آن دوتا را پیدا کنید، بقیه‌شان آن قدرها که فکر می‌کنید ارزش ندارند و گاهی اوقات وقت تلف کردن هستند، وقتی آن دو را پیدا کردید اکثر زمان روزتان یا آن زمان‌ها که خیلی کار می‌کنید یا آن زمان‌هایی که خیلی انرژی دارید، باید روی این دوتا کار کار کنید.
بنابراین اگر خسته هستید اگر فرسوده‌اید اگر احساس کسالت و تنبلی دارید شاید به این دلیل که انرژی‌تان را در جای اشتباهی می‌گذارید! و دارید کاری را انجام می‌دهید که اصلاً لازم نیست خودتان انجام دهید، ۲۰% از کارهای شما، ۲۰% از رفتار شما، ۲۰% از تو دو لیست شما است که شما را بیش از همه جلو می‌برد و شما را بیش از همه توانمند می‌کند، کمک‌تان می‌کند کسب و کارتان را جلو ببرید، ۲۰% از کارها که بیش از همه شما را در میدان رقابت به جلو می‌اندازد، روی آن ۲۰% تمرکز کنید.
اگر می‌خواهید کارهای مهمی را انتخاب کنید از خودتان بپرسید کدام یکی از این ۷ تا کار که باعث می‌شود بیش از همه در دنیای کسب‌وکار خودم بدرخشم یا در سازمانم بیشتر مورد توجه دیگران باشم یا کدام یکی از این کارها که اگر انجام دهم، نتیجه درخشان تری دارد؟
زمان‌تان را آنجا بگذارید، کار مهم یعنی کاری که نتایج بیشتری برای شما خلق می‌کند، وقتی آن کارها را انجام دهید اگر انرژی‌تان اجازه داد روی بقیه کارها تمرکز کنید، اگر نه، شاید وقت آن رسیده برون سپاری کنید یا از دیگران بخواهید کمک‌تان کنند.
قانون پارتو در مطالعه کتاب
در مطالعه کتاب واقعاً نیاز نیست هر کتابی را بخوانید و تمام کنید، خیلی از مراجع کنندگان من بهم پیام می‌دهند که کلی کتاب نصفه و نیمه دارم، چه اشکالی دارد؟!
اگر کتابی ارزش مطالعه ندارد، نخوانید، الان اگر زمان مطالعه کتاب نیست، نخوانیدش، واقعاً اشکالی ندارد، ۲۰% از کتاب‌هایی که می‌خرید یا در کتابخانه شما هستند، ارزش مطالعه دارند و دانش و لذت را به شما می‌دهند و چیزی که دوست‌دارید را به شما می‌دهند و ۸۰% مابقی حداقل برای شما وقت تلف کردند.
من نمی‌گویم آن کتاب‌ها بد هستند یا خوب، فقط فعلا چیزی به شما اضافه نمی‌کنند، دانش شما را زیاد نمی‌کنند، نترسید از این‌که ۸۰% این کتاب‌ها را بگذارید کنار، حتی وقتی که یک فصلش را خواندید بگذاریدش کنار اصلاً نگران نباشید چه اشکالی دارد اگر همه کتاب‌هایی که در حال مطالعه هستم، تمام نکنم.
۲۰% از کتاب‌هایی که می‌خوانید دانش شما را بالا می‌برد و به شما کمک می‌کند و به شما لذت می‌دهد، اگر یک چهارم کتاب نتواند نظر شما را جلب کند و شما را درگیر کند احتمالاً کل کتاب هم نمی‌تواند این کار را انجام دهد.
قانون پارتو در شبکه های اجتماعی
این کار را می‌شود برای شبکه‌های اجتماعی انجام داد، از ۱۰۰ تا کانالی که در تلگرام عضوش هستید شما فقط ۲۰ تای آنها را می‌خوانید و شاید همه آنها را هم نخوانید. اگر فقط ۱۰ تا کانال عضو هستید ۲ تاش که به شما دانش اضافه می‌کند و همیشه بهش سر می‌زنید و بقیه‌اش را شاید سر بزنید و شاید نه، حذف‌شان کنید. چه اشکالی دارد؟ اگر عادت دارید خبر را از سایت‌های مختلفی دنبال کنید، دو تا از ده تا سایتی که دنبال می‌کنید را انتخاب کنید. آن دو تا بیشترین منبع اطلاع‌های روزانه به شما هستند.
و در دنیایی از اطلاع‌ها غرق و فرسوده شوم، می‌توانید یک لیست بنویسید از سایت‌هایی که مطالعه می‌کنید و کارهایی که انجام می‌دهید، لباس‌هایی که می‌پوشید، منابع خبری که دنبالش هستید، پیام‌هایتان، غذاهایی که میل می‌کنید، رستوران‌هایی که می‌روید، جست جوهایی که می‌کنید و ببینید قانون ۲۰/۸۰ را کجاها می‌توانید اجرا کنید و چقدر زندگی‌تان را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.
چطور با قانون ۲۰/۸۰ از کمالگرایی جلوگیری کنیم؟
مزیت قانون ۲۰/۸۰ این که علاوه بر این‌که در زمان‌تان صرفه‌جویی می‌کند، علاوه براین‌که کمک‌تان می‌کند بدرخشید و بهترین خودتان باشید، از کمالگرایی هم جلوگیری می‌کند.
اگر دانشجو باشید و در آخرین امتحان‌تان یک نمره عالی گرفته باشید در کل و روند تحصیلی‌تان این نمره هیچ اثری ندارد، شما یک نمره عالی طی این چهار سال طی این شش سال دانشگاه‌تان گرفته‌اید.
کمال گرایی یک دام است، دامی که ما فکر می‌کنیم من باید در این کار کامل باشم وقتی در آن می‌افتیم یادمان می‌رود در کل روند کاریمان، در کل روند تحصیل‌مان، در کل سال‌های زندگی‌مان، کامل بودن این پروژه اصلاً به چشم نمی‌آید، اصلاً مهم نیست، پس کمالگرایی یک دام است و چیزی جز یک دام نیست.
اگر یکی از پروژه‌هایتان را کامل و بی‌نقص انجام داده باشید در کل زمان کاری‌تان در این سازمان این پروژه چقدر می‌تواند اثرگذار باشد! شاید اثرش تا چند روز و چند هفته بماند، شاید از این اثر تا چند روز و چند هفته لذت ببرید شاید بخاطرش پاداش کاری بگیرید اما در کل روند کاری‌تان نگاه کنید کامل و بی‌نقص انجام دادن چیزی خیلی تأثیرگذار نیست و زود از یادها می‌رود.
هدف‌تان از انجام کارها، هدف‌تان از یادگیری‌ها نباید کامل بودن باشد چون این اثری ندارد، هدف‌تان باید کارآمدتر بودن باشد، چطور پروژه‌ام را بهتر انجام دهم؟ چطور درس‌هایم را بهتر بی‌آموزم؟ نه این‌که چطور نمره کامل در این درس بگیرم، هدف ما باید روی کارآمد بودن برود، اینجا که قانون ۲۰/۸۰ به شما کمک می‌کند، چرا؟
به جای این‌که همه کارها را انجام دهید، در پروژه خود کامل و عالی باشید، دوتا از کارها را انتخاب می‌کنید که اگر انجام دهید تأثیر زیادی دارد خیلی در روند کلی کار شما تأثیر دارد در درخشیدن شما در سازمان اثر دارد. این دوتا را انجام می‌دهید و ۸ تای بقیه را صرفه‌جویی زمانی می‌کنید یا به کسی می گویید انجام دهد یا کمتر انجامش می‌دهید.
کمالگرایی باعث می‌شود هر ۱۰ تا را بی‌نقص انجام دهید، کارآمد بودن و اصل ۲۰/۸۰ کمک می‌کند که ۲ تا را کامل انجام دهید، ۲تایی که نتیجه زیادی می‌دهد.
فقط دوتا، چرا وقت‌تان را صرف به دست آوردن ۸ تای دیگر کنید آن دوتا را پیدا کنید و ۸ تای دیگر را به اندازه کافی انجام دهید نه بی‌نقص و عالی، در زمان‌های اضافی انجامشان دهید از دیگران راجع بهش کمک بگیرید اما آن دوتا را بهتر انجام دهید پس هدف‌تان هرگز نباید انجام دادن همه کارها باشد بلکه هدف‌تان را بگذارید انجام دادن مهم‌ترین کارها.
اگر کار یا پروژه یا یادگیری جدیدی دارید بنویسید که اصلاً هدف شما از این کار چیست؟ هدف من از این پروژه چیست؟ هدف من از این یادگیری چیست؟ هدف من از این کاری که دارم در سازمانم انجام می‌دهم چی؟ هدف من از این دوره‌ای که در کسب و کارم در حال اجرا هستم چیست؟
هدف‌تان را بنویسید و یک لیست از کارهایی که در این پروژه باید انجام دهید را هم بنویسید، حال ببینید کدام یک از این کارها نتیجه بسیار زیادی روی هدف‌تان یا آن نتیجه اصلی دارد و این لیست را به ترتیب منظم کنید یعنی بالا کارهایی که باید انجام شوند و نتیجه خیلی زیادی روی آن هدفم دارند، هدفم از کارم، پروژه‌ام، یادگیری‌ام و این را به ترتیب بنویسید.
وقتی به پایین می‌آیم، کارهایی که آخر باید انجام شوند ولی خیلی مستقیم روی آن هدف تأثیر ندارند و زمان‌تان را روی دوتا یا سه کار اول این لیست بگذارید روی آن ۲۰% بگذارید یادتان باشد کارا بودن خیلی مهمتراز کارآمد بودن.
****
همیشه یادتان باشد هدف‌تان هیچ‌وقت انجام دادن همه کارها و کامل کارها نباشد بلکه انجام دادن مهم‌ترین کارها به شکل کارآمدتر باشد، این به شما کمک می‌کند که زندگی‌تان را با یک سیستم جالبی مدیریت کنید و انرژی زمان و پول‌تان را مدیریت کنید.
پادکست شماره ۱۹ پشت چراغ قرمز (فایل صوتی متن) را از اینجا گوش کنید.
